Over productiviteit
In de afgelopen drie maanden heb ik het
YouTube-kanaal van de Britse arts/YouTuber/ondernemer Ali Abdaal gevolgd
en ook oudere video's van zijn hand bekeken. Zijn kanaal draait voor een
groot deel om video's waarin hij strategieën en inzichten rondom planning
en productiviteit bespreekt. Uit deze video's heb ik voor mezelf een systeem
rondom kennisborging en productiviteit proberen te distilleren.
Het systeem bestaat uit vier verschillende aspecten:
CCORE
CCORE is een manier om inkomende informatie en open mental loops
uit je hoofd te krijgen en later te verwerken. Het achterliggende idee is
dat je je hersenkracht niet gebruikt om "ballen in de lucht te houden".
Het concept wordt beschreven in het boek Getting Things Done, een
boek van David Allen.
CCORE bestaat uit vijf delen:
-
capture: schrijf alles op wat speelt in je hoofd. Alles!
Van de verjaardagskaart die je nog moet sturen tot dat ene idee voor
een project waar je aan werkt.
-
clarify: bepaal per opgeschreven punt de volgende stappen en maak
concreet wat er moet gebeuren. Duurt het korter dan 5 minuten? Doe
het meteen. Kan je het delegeren? Doe dat dan. Andere zaken komen
terug in je planning.
-
organize: wijs iedere taak/actie toe aan een van je PARA-onderwerpen,
en hang er waar mogelijk al een grove prioriteit aan.
-
reflect: probeer waarde te hechten aan alles wat je doet. Hoe gaat
een specifiek item op je lijstje op korte en op lange termijn
waarde toevoegen?
-
engage: tijd om te doen! Zet je acties weg in de tijd. Ik gebruik
hiervoor mijn journal.
PARA
PARA beschrijft dat alle informatie en kennis die we opdoen ingedeeld kan
worden in vier soorten:
-
projects: taken die naar een specifiek, deadline-gebonden doel
leiden.
-
areas of responsibility: bredere activiteit waar je op korte of
lange termijn verantwoordelijkheid voor draagt.
-
resources: breder onderwerp dat je interesse heeft.
-
archives: alles wat voor bovenstaande relevant was, maar nu niet
meer.
Voor mij werken CCORE en PARA samen om prioriteiten te bepalen.
Journaling
Ik houd dagelijks een journal bij waarin o.a. de to-do-lijst voor elke dag
staat. Meer info staat hier.
Zettelkast
Een Zettelkast is oorspronkelijk een houten kast waarin systeemkaarten met
atomische ideeën en inzichten zijn opgenomen. Deze ideeën worden vervolgens
aan elkaar gelinkt als een soort wiki. Een
video op het
YouTube-kanaal Brain-Friendly Thinking legt heel mooi uit hoe de
bedenker van het Zettelkästen-systeem, Niklas Luhmann, het gebruikte en hoe
het systeem waarde toevoegt.
Het hebben van een fysieke Zettelkast is (voor mij) geen doel op zich. Het
besef dat, zeker in een onderzoekende fase, ideeën en inzichten niet op
zichzelf moeten staan is veel belangrijker. Daarnaast is het belangrijk dat
je, zoals CCORE eigenlijk ook al zegt, alles wat je te binnen schiet, alles
dat je fascineert noteert en verwerkt.
Voorbeeld
Een voorbeeld helpt vaak om dit soort abstracte methodes inzichtelijk te
maken.
PARA
Stel: ik heb in mijn PARA een Project #3: compositie X afronden voor
30-06-2021.
CCORE
Ik lees een blogpost over een compositietechniek die me
interessant lijkt voor X. Om te voorkomen dat ik de post of de techniek
"kwijt" raak gaat een link naar de post met een korte beschrijving in mijn
CCORE (capture). Als vervolgstappen (clarify) wil ik de post nog eens lezen
en een korte proefcompositie van ca. 2 minuten schrijven. Hieraan begin ik
op 01-02-2021, en ik zet een deadline op 15-02-2021 (organize). Deze acties
passen bij mijn doel om een betere componist te worden en daarom is het goed
om er tijd aan te besteden (reflect). De precieze tijdsplanning en de
uitvoering (engage) belanden in mijn journal.
Journal en Zettelkast
Ik schat in dat ik drie avonden nodig heb en ik reserveer hiervoor 01-02,
04-02 en 06-02. In mijn journal reflecteer ik diezelfde dag nog of alles
is gegaan zoals ik wilde. Ben ik zo ver gekomen als ik wilde?
Het Zettelkast-gedeelte hier draait om de feedback-loop richting CCORE.
Heb ik tijdens het uitvoeren van de taken kennis en/of inzichten opgedaan
die ik verder wil verwerken? Kan ik deze linken aan andere onderwerpen in
mijn PARA?
Het constant weer terugvoeden van informatie en inzichten aan jezelf houdt
je actief en zorgt ervoor dat je niet stil komt te staan.
Samenvattend
Dit is het systeem dat ik uit de video's van verschillende mensen heb
gedistilleerd en waarmee ik in 2021 productiever hoop te worden. Het
bestaat uit vier aparte delen die elkaar aanvullen, en die me in een
stream of conciousness houden.